Otázky a odpovědi k informačním kartám

• Výběr způsobu hlášení ze tří variant je čistě na subjektu provádějícím hlášení. Každý z uvedených způsobů může být výhodný pro jiný typ zaměstnavatele.
  1. přímé napojení informačních systémů (API): je nejjednodušší variantou pro zaměstnavatele, kteří informačním systémem disponují a kteří budou hlásit pravidelně vyšší počty zaměstnaných cizinců; výhodou je také zobrazení přehledu všech nahlášených zaměstnanců přímo v informačním systému
  2. webový formulář: využijí především zaměstnavatelé s nižšími počty zaměstnávaných cizinců; díky vygenerovanému identifikátoru je možné pro zjednodušení podání změnového hlášení automaticky do prázdného formuláře načíst již zadané údaje
  3. XML soubory zasílané datovou schránkou mohou být pohodlnou variantou pro zaměstnavatele, kteří plnění informační povinnosti delegují na jiné subjekty a zároveň mají nižší počty zaměstnaných cizinců

• Webový formulář

1. Vyplňte formulář (viz příručka)
2. Po odeslání obdržíte identifikátor
3. Pokud je podáno správně, do několika hodin obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu (ODÚ) s rekapitulací všech zaslaných údajů
4. Chcete-li nahlásit změnu, načtěte pomocí identifikátoru do formuláře předchozí hlášení týkající se daného pracovníka k následné editaci

• Zaslání XML souboru datovou zprávou

1. Vyplňte formulář pomocí XML editoru (viz příručka) a hotový formulář podle pokynů stáhněte (automaticky je převeden do požadovaného formátu XML)
2. Nebo si vytvořte XML soubor sami
3. Odešlete XML soubor datovou schránkou do specializované datové schrány ÚP: 2akmgv5 (vždy 1 XML soubor 1 datovou zprávou!)
4. Pokud je podáno správně, do několika hodin obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ s rekapitulací všech zaslaných údajů, pokud je chybné, do několika minut přijde chybové hlášení a je potřeba podle pokynů v něm hlášení upravit a znovu zaslat (pak obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ)

• Přímá integrace na rozhraní MPSV

1. Připojte váš firemní software (SW) pro správu lidských zdrojů na přímé rozhraní (API)
2. V tomto SW odešlete hlášení.
3. Po odeslání obdržíte do datové schránky identifikátor.
4. Pokud je podáno správně, do několika hodin obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ s rekapitulací všech zaslaných údajů, pokud je chybné, do několika minut přijde chybné hlášení a je potřeba podle pokynů v něm hlášení upravit a znovu zaslat (pak obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ)

• Informační karta slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání občanů EU/EHP a Švýcarska, jejich rodinných příslušníků, a cizinců, kteří mají volný vstup na trh práce = nepotřebují pracovní oprávnění (např. občané Ukrajiny s udělenou dočasnou ochranou, cizinci s uděleným trvalým pobytem a další).
• Sdělení slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání cizinců, kteří potřebují pracovní oprávnění = jsou držitelé zaměstnanecké karty, modré karty, karty vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo povolení k zaměstnání.
• ! Je nezbytné si ještě před zahájením podávání informační povinnosti ujasnit, který formulář je ten správný. Při zvolení špatného formuláře nebudete schopni proces plnění informační povinnosti řádně a správně dokončit!  Zpětně již nelze provést změnu - záměnu formulářů je nutné řešit provedením storna (viz otázka č. 24) a novým nahlášením prostřednictvím správného formuláře.

• Informace je možné nalézt na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí: Zahraniční zaměstnanost (mpsv.cz).

• Přihlášení je možné pouze přes datovou schránku. O možnosti přihlášení i pomocí Identity občana (například Bankovní identita, NIA ID, mobilní klíč eGovernmentu, MojeID…) budeme informovat.

• Připravit hlášení (nikoliv odeslat!) lze prostřednictvím XML editoru umístěného na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí: Digitalizace informačních karet (mpsv.cz). Pověřený zástupce ho vyplní a vygenerovaný soubor zašle zástupci společnosti, u které dotyčný pracuje. Zástupce společnosti (resp. zaměstnavatele) následně soubor zašle do datové schránky Úřadu práce ČR: 2akmgv5.
• Hlášení musí zasílat vždy buď přímý zaměstnavatel, anebo třetí osoba prostřednictvím hlášení v zastoupení (viz otázka č. 16). Pokud by hlášení zaslala třetí osoba místo zaměstnavatele (nebo zaměstnavatelem zmocněného subjektu), bylo by tato třetí osoba automaticky zaevidována jako zaměstnavatel cizince.

• Ano, a to u všech možností podání, tj. webového formuláře, zaslání XML souboru i přímé integrace informačního systému s rozhraním MPSV (API).
• Nejprve je nutné získat zmocnění v systému ČSSZ: Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR (pro zmocněnou osobu) | ePortál ČSSZ (cssz.cz).
• Zmocněnec, tj. subjekt zmocněný k podávání v zastoupení zaměstnavatele, poté může buď u webového formuláře vybrat variantu „Vyplnit v zastoupení“ (viz obrázek), zaslat XML (vlastní nebo vytvořené XML editorem MPSV) svou datovou schránkou, anebo použít přímou integraci informačního systému s rozhraním MPSV (API).

• Pro nahlášení zaměstnávání osoby s udělenou dočasnou ochranou (nejčastěji občané Ukrajiny) využijte formulář „Informační karta – nástup/změn/ukončení“, neboť se jedná o osoby s volným přístupem na trh práce.
• V kolonce „Statut“ vyberte možnost „Povolen trvalý pobyt – dočasná ochrana Ukrajina“ (cizinec požívající dočasné ochrany se pro účely zaměstnání považuje za cizince s povoleným trvalým pobytem).

• Je nutné vyplnit referenční číslo volného místa. Ve chvíli, kdy zaměstnanec získá fyzicky kartu, anebo již zná číslo takovéto karty, je nutné zaslat nové hlášení.
• Do pole datum vydání uveďte datum vydání nebo obdržení Potvrzení o splnění podmínek pro vydání zaměstnanecké karty.

• Pokud cizinec adresu v ČR nemá (např. pendleři, anebo cizinci z EU, jejichž adresu v ČR nejde zadat, resp. nenačítá se přes našeptávač), zadejte do kolonky adresu, na kterou by mu v ČR mohly být doručeny písemnosti, tj. adresu místa výkon práce nebo adresu sídla zaměstnavatele.

• Občané 9 vybraných zemí (Austrálie, Japonsko, Kanada, Korejská republika, Nový Zéland, Velká Británie, Spojené státy americké, Singapur, Izrael) mají od 1.7.2024 volný přístup na trh práce ČR. Více informací zde.
• Pokud chcete zaměstnávání těchto cizinců nahlásit (nahlašování v těchto konkrétních případech je do 31.12.2024 dobrovolné), můžete tak učinit prostřednictvím Informační karty, v sekci Identifikační údaje cizince v poli „Statut“ vyberte možnost „Duchovní církve registrované v ČR“. Od 1.1.2025 bude nahlašování zaměstnávání cizinců z tzv. whitelistu povinné – k výběru bude možnost § 98 písm. u).

• Nahlaste tuto skutečnost jako ukončení zaměstnání (přes obecný formulář „Informační karta – nástup/změna/ukončení). Tím, že již dotyčná osoba není cizincem, bylo by její vedení v evidenci zaměstnaných cizinců irelevantní.

• Hromadné nástupy nejlépe nahlásíte prostřednictvím přímé integrace (API).
• Ostatní možnosti (webový formulář, odeslání XML souboru do datové schránky) s touto možností prozatím nepočítají.
• Možnost hromadného podání se připravuje (viz otázky č. 14 a 15).

• Vždy jen jeden XML soubor jednou datovou zprávou. Pokud máte více hlášení (XML souborů), musíte každé poslat zvlášť. V dohledné době se počítá s možností zasílat více XML souborů v jedné datové zprávě.

• Tato funkcionalita není aktuálně k dispozici. V dohledné době se s touto možností počítá.

• Od 1.7.2024 je v řádu několika hodin ke každému úspěšnému podání provedenému prostřednictvím webového formuláře, datové schránky i API (přímá integrace na rozhraní MPSV) odesíláno Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ. To je důkazem, že zaměstnavatel splnil informační povinnost.
• Pokud bylo Vaše hlášení neúplné, obdržíte informaci o chybě a nutnosti zaslat správné hlášení.
• Platná legislativa neukládá zaměstnavateli povinnost disponovat potvrzením o zaslání oznámení na ÚP ČR pro účely kontroly inspektorátem práce. Nicméně zaměstnavatel musí při kontrole inspektorátem práce prokázat vedení evidence cizinců, které zaměstnává.

• Nikoliv, rekapitulaci všech zaslaných údajů k jednotlivému nahlášenému případu zaměstnavatel obdrží v zaslaném Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ (viz otázka č.16). 

• Identifikátor je jednoznačné ztotožnění podaného hlášení.
• Pokud bylo hlášení podáno prostřednictvím webového formuláře, slouží identifikátor k usnadnění hlášení změn nebo oprav údajů u již zadaného cizince (nelze jej použít pro hlášení jiného cizince – pokud se hlásí další cizinec, je třeba prvotní hlášení vyplnit znovu).

• Identifikátor lze využít jen ve stanovených případech (viz otázka č. 18)
• Po vybrání správného formuláře zaškrtněte možnost “Předvyplněný formulář” a zadejte číslo posledního identifikátoru k hlášenému případu.

• Zobrazí se formulář s daty načtenými z hlášení, ke kterému byl přidělen identifikátor.
• Upravte data tak, aby odpovídala skutečnosti a formulář odešlete.

• Identifikátor se zobrazí ihned po nahlášení prostřednictvím webového formuláře. Identifikátor (v jiném formátu, ale rovněž funkční) je také uveden na Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ, a to pro všechny způsoby hlášení, tedy hlášení prostřednictvím webového formuláře, datové schránky i API (přímá integrace na rozhraní MPSV).
• Pro možnost nahrát již jednou nahlášená data je možné využít pouze identifikátor obdržený po nahlášení prostřednictvím webového formuláře (pro využití této možnosti zadejte v úvodní stránce možnost „Předvyplněný formulář“). U ostatních způsobů hlášení, tedy u podání přes  datové schránky a API (přímá integrace na rozhraní MPSV), tato možnost aktuálně není dostupná.

• Vždy je nutné použít ten poslední.

• Toto není problém, je však nutné formulář vyplnit znovu. Je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v předešlém hlášení a mohlo tak dojít ke správnému spárování s původním hlášením. Je žádoucí si nový identifikátor poznamenat.
• Více k hlášení změn viz otázka č. 25.

• Pokud hlášení nemělo být vůbec podáno (nevznikla zákonná povinnost, hlášení bylo podáno na zcela jinou osobu atd.), je možné provést jeho storno (viz otázka č. 24).
• Pokud došlo k chybě pouze v některém ze zaslaných údajů, proveďte změnu (viz otázka č. 25).

• Storno je možné provést pouze v odůvodněných případech, kdy hlášení nemělo být vůbec podáno: především nevznikla-li zákonná povinnost cizince hlásit, hlášení bylo podáno na zcela jinou osobu atd., anebo v případě zvolení a odeslání špatného typu formuláře (informační karty místo sdělení a naopak).
• Pro opravy špatně nahlášených údajů storno nelze využít.
• Pro zadání storna je nutné se obrátit na místně příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce ČR.

• Změny se hlásí zasláním nové datové věty se všemi aktuálními údaji. A to podle vybraného digitálního kanálu:
• A) prostřednictvím webových formulářů o nástupu (Informační karta i Sdělení – nástup)
  • použijte identifikátor, pokud jej máte (zadávali jste nástup digitálně prostřednictvím webového formuláře); zadáním identifikátoru se načtou všechny dříve nahlášené údaje o konkrétním nástupu a Vy přepíšete pouze údaj, ve kterém je změna; hlášení změny se v databázi propojí s původním hlášením
  • pokud nemáte identifikátor (nástup jste nezadávali digitálně, nebo prostřednictvím jiného digitálního kanálu, nebo nemůžete identifikátor najít), je nutné údaje vyplnit; je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v hlášení nástupu a mohlo tak dojít ke správnému spárování s hlášením nástupu
• B) zasláním nového XML souboru (např. vytvořeného XML editorem MPSV) datovou schránkou
  • je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v hlášení nástupu a mohlo tak dojít ke správnému spárování s hlášením nástupu
• C) zasláním nové datové věty prostřednictvím přímé integrace
  • je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v hlášení nástupu a mohlo tak dojít ke správnému spárování s hlášením nástupu

Hlášení změny ve formuláři informační karty (tedy u osob bez pracovního oprávnění):

V případě, že nedochází k ukončení pracovního poměru, budou změny hlášeny formou opravy původně zadaného údaje ve formuláři – kromě měněného údaje zůstane vše ostatní stejné, tedy i datum nástupu do zaměstnání.

Pokud by došlo k ukončení pracovního poměru a uzavření nového, jiného, pracovního poměru se zaměstnancem, pak se původní informační karta ukončí a nahlásí nový nástup zaměstnance s novým datem nástupu – tedy zašlete 2 formuláře (ukončení původního zaměstnání + nový nástup do zaměstnání).

Hlášení změny ve formuláři sdělení:

Zde je hlášení navázáno na konkrétní pracovní oprávnění a ohlášené volné pracovní místo.

Pokud dojde ke změně týkající se údajů cizince (příjmení, číslo cestovního dokladu, změna adresy cizince, vzdělání atd.), zašle se oprava daného údaje, ale datum nástupu do zaměstnání se nemění (zůstává původní ohlášené).

Pokud dojde ke změně, která má za následek vydání nového pracovního oprávnění (tedy např. změna CZ-ISCO), je třeba původní hlášení ukončit a zaslat sdělení o novém nástupu cizince na novou pracovní pozici – tedy zašlete 2 formuláře (ukončení zaměstnání + nový nástup do zaměstnání).

• U prodloužení zaměstnanecké karty na OAMP se může stát, že řízení o prodloužení trvá tak dlouho, že cizinec již nemá původní zaměstnaneckou kartu, ale zároveň nemá ani novou.
• Cizinec po tuto dobu (až do vydání rozhodnutí o prodloužení zaměstnanecké karty) může pracovat, a to v rámci tzv. fikce. Tuto dobu, po kterou je cizinec v zaměstnání, je nutné mít pokrytou hlášením.
• Pokud zaměstnavatel při ohlašování nástupu (nebo změny) nevyplnil zároveň i datum ukončení zaměstnání, nechá toto hlášení platné až do doby, než je cizinci vydána nová („prodloužená“) zaměstnanecká karta. V okamžiku vydání nové karty zaměstnavatel ukončí (formulářem Sdělení – ukončení) stávající zaměstnaneckou kartu. A od následujícího dne nahlásí Sdělením novou zaměstnaneckou kartu.
• Pokud zaměstnavatel při ohlašování nástupu (nebo změny) vyplnil i datum ukončení zaměstnání, zašle změnu (formulář Sdělení – nástup/změna), kde datum „Výkon práce do“ nechá prázdné, čímž dojde k aktualizaci. V okamžiku vydání nové karty pak zaměstnavatel ukončí (formulářem Sdělení – ukončení) stávající zaměstnaneckou kartu. A od následujícího dne nahlásí Sdělením novou zaměstnaneckou kartu.

• Pokud plníte informační povinnost digitálními způsoby poprvé, doporučujeme začít s dostatečným časovým předstihem, abyste stihli případné technické a jiné problémy odstranit buď díky FAQs, za pomocí Call centra nebo technické podpory (ITpodpora@mpsv.cz).
• Náležitosti a termíny podání informační povinnosti jsou pevně stanoveny zákonem č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (jejich laický rozpis naleznete pro cizince s volným přístupem na trh práce zde a pro cizince s pracovním oprávněním zde).
• Pokud se Vám nepodařilo zaslat informační povinnost včas, uchovejte si důkazy o své snaze informační povinnost splnit v zákonném termínu.

• S technickými dotazy se obraťte se IT Helpdesk MPSV (ITpodpora@mpsv.cz).
• Obecné dotazy vyřizuje Call centrum Úřadu práce ČR.