Otázky a odpovědi k informačním kartám

Hlášení bude nadále možné, stejně jako dosud, podávat jedním ze tří následujících způsobů:

a) Vyplněním formuláře na webu – zde bude 1.4.2025 zpřístupněna nová verze formuláře.

b) Datovou zprávou ve formátu XML* do datové schránky – po dobu přechodného období od 1.4.2025 do 30.6.2025 bude akceptováno zaslané hlášení jak v dosavadním, tak v novém formátu. Po skončení přechodného období budou podání zaslaná v původním formátu vrácena jako chybná.

* XML lze buď vygenerovat na našem editoru, anebo vytvořit podle datové věty

c) Přímou integrací informačního systému zaměstnavatele a rozhraním MPSV – po dobu přechodného období od 1.4.2025 do 30.6.2025 bude umožněno podávat v novém i dosavadním formátu, podání zaslaná v původním formátu již od 1.7.2025 nebudou akceptována, více informací zde: Vývojářský portál MPSV

a)       možnost zadání nových statusů cizinců podle § 98 písm. t) až v) zákona o zaměstnanosti

V Informační kartě je v poli Status cizince možné vybrat všechny varianty stanovené § 98 písm. t) až v) zákona o zaměstnanosti, tedy i

● § 98 písm. t): cizinci jejichž výkon práce je v zájmu ČR

● § 98 písm. u): občané států nepotřebujících pracovní oprávnění podle nařízení vlády 158/2024 Sb.

● § 98 písm. v): cizinci - členové uměleckého souboru veřejné kulturní instituce

b) doplnění položek vyžadovaných zákonem o zaměstnanosti, konkrétně ve Sdělení:

● adresa v zemi trvalého pobytu

● adresa pro doručování zásilek

● číslo cestovního dokladu a název orgánu, který ho vydal

● nejvyšší dosažené vzdělání cizince

● vzdělání požadované pro výkon povolání

c)       logické kontroly vybraných vyplňovaných údajů

- zabrání vyplnění logicky nesprávných údajů a upozorní na překlepy

- jsou ve dvou kategoriích: průchozí a neprůchozí

d)      lepší srozumitelnost pro uživatele

- návodnější rozdělení formulářů Informační karta a Sdělení

- srozumitelnější popisky a vysvětlivky ve formulářích

- kontakty na pracovníky podpory a Otázky a odpovědi přímo ve formulářích.

Změny jsou implementovány jednak v návaznosti na legislativní změny, konkrétně změnu zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, a následnou aktualizaci vyhlášky č. 117/2024 Sb. (plné znění vyhlášky zde: https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=66&r=2025), a dále na základě podnětů od zaměstnavatelů.

Na základě podnětů zaměstnavatelů plánujeme ve druhém čtvrtletí roku 2025 zprovoznit:

a)       zasílání více hlášení (XML souborů) jednou datovou zprávou;

b)      XML validátor, pomocí kterého bude možné ověřit správnost XML souboru před jeho odesláním do datové schránky;

c)       možnost přihlášení přes Identitu občana.

Od 1.1.2025 jsme neumožňovali nahlásit všechny statusy cizince (tedy i podle § 98 písm. t) – v) zákona o zaměstnanosti), proto nepožadujeme provést změnu nyní, nicméně při nejbližší změně jiných údajů by bylo vhodné změnit i status cizince na ten odpovídající skutečnosti.

Nikoliv. Neumožňovali jsme tyto položky nahlásit, a proto nepožadujeme provést změnu.

Nicméně při jiné změně (případně ukončení) budou tyto položky pro vyplnění povinné a bez jejich vyplnění nepůjde odeslat formulář anebo přijmout XML do DS/B2B (s výjimkou přechodného období pro zasílání XML souboru do DS a B2B do 30. 6. 2025).

Konkrétně se jedná o tyto položky:

• adresa v zemi trvalého pobytu
• adresa pro doručování zásilek
• číslo cestovního dokladu a název orgánu, který ho vydal
• nejvyšší dosažené vzdělání cizince
• vzdělání požadované pro výkon povolání.

Kontroly zabrání vyplnění logicky nesprávných údajů a upozorní na překlepy.

Jsou ve dvou kategoriích: průchozí a neprůchozí

-  neprůchozí kontroly neumožní odeslat formulář/přijmout datovou větu (příklad: občanství cizince nesmí být ČR, datum konce platnosti oprávnění musí následovat po datu vydání oprávnění atd.)

-  průchozí kontroly pouze upozorní na možnou chybu, ale umožní odeslat formulář/přijmout datovou větu (příklad: neobvykle nízký nebo vysoký věk cizince v době nástupu do zaměstnání, pracovní oprávnění vydáno na déle než 2 roky atd.)

• Výběr způsobu hlášení ze tří variant je čistě na subjektu provádějícím hlášení. Každý z uvedených způsobů může být výhodný pro jiný typ zaměstnavatele.

  1. přímé napojení informačních systémů (API): je nejjednodušší variantou pro zaměstnavatele, kteří informačním systémem disponují a kteří budou hlásit pravidelně vyšší počty zaměstnaných cizinců; výhodou je také zobrazení přehledu všech nahlášených zaměstnanců přímo v informačním systému

  2. webový formulář: využijí především zaměstnavatelé s nižšími počty zaměstnávaných cizinců; díky vygenerovanému identifikátoru je možné pro zjednodušení podání změnového hlášení automaticky do prázdného formuláře načíst již zadané údaje

  3. XML soubory zasílané datovou schránkou mohou být pohodlnou variantou pro zaměstnavatele, kteří plnění informační povinnosti delegují na jiné subjekty a zároveň mají nižší počty zaměstnaných cizinců

• Webový formulář

1. Vyplňte formulář (viz příručka)
2. Po odeslání obdržíte identifikátor
3. Pokud je podáno správně, do několika hodin obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu (ODÚ) s rekapitulací všech zaslaných údajů
4. Chcete-li nahlásit změnu, načtěte pomocí identifikátoru do formuláře předchozí hlášení týkající se daného pracovníka k následné editaci

• Zaslání XML souboru datovou zprávou

1. Vyplňte formulář pomocí XML editoru (viz příručka) a hotový formulář podle pokynů stáhněte (automaticky je převeden do požadovaného formátu XML)
2. Nebo si vytvořte XML soubor sami
3. Odešlete XML soubor datovou schránkou do specializované datové schrány ÚP: 2akmgv5 (vždy 1 XML soubor 1 datovou zprávou!)
4. Pokud je podáno správně, do několika hodin obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ s rekapitulací všech zaslaných údajů, pokud je chybné, do několika minut přijde chybové hlášení a je potřeba podle pokynů v něm hlášení upravit a znovu zaslat (pak obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ)

• Přímá integrace na rozhraní MPSV

1. Připojte váš firemní software (SW) pro správu lidských zdrojů na přímé rozhraní (API)
2. V tomto SW odešlete hlášení.
3. Po odeslání obdržíte do datové schránky identifikátor.
4. Pokud je podáno správně, do několika hodin obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ s rekapitulací všech zaslaných údajů, pokud je chybné, do několika minut přijde chybné hlášení a je potřeba podle pokynů v něm hlášení upravit a znovu zaslat (pak obdržíte Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ)

• Informační karta slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání občanů EU/EHP a Švýcarska, jejich rodinných příslušníků, a cizinců, kteří mají volný vstup na trh práce = nepotřebují pracovní oprávnění (např. občané Ukrajiny s udělenou dočasnou ochranou, cizinci s uděleným trvalým pobytem a další).
• Sdělení slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání cizinců, kteří potřebují pracovní oprávnění = jsou držitelé zaměstnanecké karty, modré karty, karty vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo povolení k zaměstnání.
• ! Je nezbytné si ještě před zahájením podávání informační povinnosti ujasnit, který formulář je ten správný. Při zvolení špatného formuláře nebudete schopni proces plnění informační povinnosti řádně a správně dokončit!  Zpětně již nelze provést změnu - záměnu formulářů je nutné řešit provedením storna (viz otázka č. 25) a novým nahlášením prostřednictvím správného formuláře.

Informace je možné nalézt na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí: Zahraniční zaměstnanost (mpsv.cz).

• Přihlášení je možné pouze přes datovou schránku. O možnosti přihlášení i pomocí Identity občana (například Bankovní identita, NIA ID, mobilní klíč eGovernmentu, MojeID…) budeme informovat.

• Připravit hlášení (nikoliv odeslat!) lze prostřednictvím XML editoru umístěného na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí: Digitalizace informačních karet (mpsv.cz). Pověřený zástupce ho vyplní a vygenerovaný soubor zašle zástupci společnosti, u které dotyčný pracuje. Zástupce společnosti (resp. zaměstnavatele) následně soubor zašle do datové schránky Úřadu práce ČR: 2akmgv5.
• Hlášení musí zasílat vždy buď přímý zaměstnavatel, anebo třetí osoba prostřednictvím hlášení v zastoupení (viz otázka č. 7). Pokud by hlášení zaslala třetí osoba místo zaměstnavatele (nebo zaměstnavatelem zmocněného subjektu), bylo by tato třetí osoba automaticky zaevidována jako zaměstnavatel cizince.

• Ano, a to u všech možností podání, tj. webového formuláře, zaslání XML souboru i přímé integrace informačního systému s rozhraním MPSV (API).
• Nejprve je nutné získat zmocnění v systému ČSSZ: Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR (pro zmocněnou osobu) | ePortál ČSSZ (cssz.cz).
• Zmocněnec, tj. subjekt zmocněný k podávání v zastoupení zaměstnavatele, poté může buď u webového formuláře vybrat variantu „Vyplnit v zastoupení“ (viz obrázek), zaslat XML (vlastní nebo vytvořené XML editorem MPSV) svou datovou schránkou, anebo použít přímou integraci informačního systému s rozhraním MPSV (API).

• Přechod práv a povinností z pracovněprávních vztahů je proces (stanoven § 338 zákoníku práce nebo fúze, rozdělení, koupě závodu atd.), kdy dojde ze zákona automaticky ke změně v osobě zaměstnavatele, ale pracovněprávní vztah nadále beze změn pokračuje.
• Informovat o samotném přechodu práv a povinností není třeba. Jako (nový) zaměstnavatel musíte pouze plnit své povinnosti, tedy informovat o změnách v údajích cizince a v informacích o pracovněprávním vztahu (jeho délka, profese, místo výkonu práce atd.), anebo o ukončení zaměstnání cizince.
• Při informování o změnách nebo ukončení zaměstnání uvádějte své identifikační údaje (jako zaměstnavatele), informace o přechodu práv a povinností nemusíte nikam uvádět.

• Pro nahlášení zaměstnávání osoby s udělenou dočasnou ochranou (nejčastěji občané Ukrajiny) využijte formulář „Informační karta – nástup/změn/ukončení“, neboť se jedná o osoby s volným přístupem na trh práce.
• V kolonce „Statut“ vyberte možnost „Povolen trvalý pobyt – dočasná ochrana Ukrajina“ (cizinec požívající dočasné ochrany se pro účely zaměstnání považuje za cizince s povoleným trvalým pobytem).

• Při vyřizování pracovního oprávnění (zejména zaměstnanecké karty) dochází k situacím, kdy samotné oprávnění ve formě kartičky ještě není vydáno, ale cizinec již může nastoupit do zaměstnání. Začít pracovat může cizinec ve chvíli, kdy mu OAMP vydá Potvrzení o splnění podmínek pro vydání zaměstnanecké karty.
• Ve chvíli, kdy cizinec již může pracovat (má vydané Potvrzení uvedené výše), však zaměstnavatel nedisponuje údaji, které musí povinně nahlásit Úřadu práce (číslo pracovního oprávnění, datum jeho vydání a datum konce jeho platnosti), protože tyto údaje jsou uvedeny až na samotné Zaměstnanecké kartě.
• Sdělení o nástupu proto vyplňte následovně: do čísla karty vyplňte referenční číslo volného místa, do pole datum vydání datum vydání Potvrzení o splnění podmínek pro vydání, do pole datum konce platnosti vyplňte datum konce platnosti pracovní smlouvy (uvádí se na žádosti o zaměstnaneckou kartu).
• Ve chvíli, kdy zaměstnanec získá Zaměstnaneckou kartu, je nutné zaslat nové hlášení se správně vyplněnými údaji.

• Pokud cizinec adresu v ČR nemá (např. pendleři, anebo cizinci z EU, jejichž adresu v ČR nejde zadat, resp. nenačítá se přes našeptávač), zadejte do kolonky adresu, na kterou by mu v ČR mohly být doručeny písemnosti, tj. adresu místa výkon práce nebo adresu sídla zaměstnavatele.

• Nahlaste tuto skutečnost jako ukončení zaměstnání (přes obecný formulář „Informační karta – nástup/změna/ukončení). Tím, že již dotyčná osoba není cizincem, bylo by její vedení v evidenci zaměstnaných cizinců irelevantní.

• Pokud potřebujete zadat pracovněprávní vztah na dobu neurčitou, zadejte pouze datum nástupu (“Zaměstnání od“). Datum ukončení (“Zaměstnání do“) nevyplňujte (jde o nepovinný údaj). Po ukončení tohoto pracovněprávního vztahu však musíte jeho ukončení nahlásit.

• Při prodloužení stávajícího pracovněprávního vztahu na dobu neurčitou zadejte totožné datum nástupu jako u hlášení nástupu a změňte pouze datum ukončení zaměstnání tak, aby předmětné pole („Zaměstnání do“) zůstalo prázdné. Po ukončení tohoto pracovněprávního vztahu však musíte jeho ukončení nahlásit.

• Hromadné nástupy nejlépe nahlásíte prostřednictvím přímé integrace (API).
• Ostatní možnosti (webový formulář, odeslání XML souboru do datové schránky) s touto možností prozatím nepočítají.
• Možnost hromadného podání se připravuje.

• Vždy jen jeden XML soubor jednou datovou zprávou. Pokud máte více hlášení (XML souborů), musíte každé poslat zvlášť. V dohledné době se počítá s možností zasílat více XML souborů v jedné datové zprávě.

• Tato funkcionalita není aktuálně k dispozici. V dohledné době se s touto možností počítá.

• Od 1.7.2024 je v řádu několika hodin ke každému úspěšnému podání provedenému prostřednictvím webového formuláře, datové schránky i API (přímá integrace na rozhraní MPSV) odesíláno Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ. To je důkazem, že zaměstnavatel splnil informační povinnost.
• Pokud bylo Vaše hlášení neúplné, obdržíte informaci o chybě a nutnosti zaslat správné hlášení.
• Platná legislativa neukládá zaměstnavateli povinnost disponovat potvrzením o zaslání oznámení na ÚP ČR pro účely kontroly inspektorátem práce. Nicméně zaměstnavatel musí při kontrole inspektorátem práce prokázat vedení evidence cizinců, které zaměstnává.

• Nikoliv, rekapitulaci všech zaslaných údajů k jednotlivému nahlášenému případu zaměstnavatel obdrží v zaslaném Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ (viz otázka č. 17).

• Identifikátor je jednoznačné ztotožnění podaného hlášení.
• Pokud bylo hlášení podáno prostřednictvím webového formuláře, slouží identifikátor k usnadnění hlášení změn nebo oprav údajů u již zadaného cizince (nelze jej použít pro hlášení jiného cizince – pokud se hlásí další cizinec, je třeba prvotní hlášení vyplnit znovu).

• Identifikátor lze využít jen ve stanovených případech (viz otázka č. 19)
• Po vybrání správného formuláře zaškrtněte možnost “Předvyplněný formulář” a zadejte číslo posledního identifikátoru k hlášenému případu.

• Zobrazí se formulář s daty načtenými z hlášení, ke kterému byl přidělen identifikátor.
• Upravte data tak, aby odpovídala skutečnosti a formulář odešlete.

• Identifikátor se zobrazí ihned po nahlášení prostřednictvím webového formuláře. Identifikátor (v jiném formátu, ale rovněž funkční) je také uveden na Osvědčení o digitálním úkonu - ODÚ, a to pro všechny způsoby hlášení, tedy hlášení prostřednictvím webového formuláře, datové schránky i API (přímá integrace na rozhraní MPSV).
• Pro možnost nahrát již jednou nahlášená data je možné využít pouze identifikátor obdržený po nahlášení prostřednictvím webového formuláře (pro využití této možnosti zadejte v úvodní stránce možnost „Předvyplněný formulář“). U ostatních způsobů hlášení, tedy u podání přes  datové schránky a API (přímá integrace na rozhraní MPSV), tato možnost aktuálně není dostupná.

• Vždy je nutné použít ten poslední.

• Toto není problém, je však nutné formulář vyplnit znovu. Je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v předešlém hlášení a mohlo tak dojít ke správnému spárování s původním hlášením. Je žádoucí si nový identifikátor poznamenat.
• Více k hlášení změn viz otázka č. 26.

• Pokud hlášení nemělo být vůbec podáno (nevznikla zákonná povinnost, hlášení bylo podáno na zcela jinou osobu atd.), je možné provést jeho storno (viz otázka č. 25).
• Pokud došlo k chybě pouze v některém ze zaslaných údajů, proveďte změnu (viz otázka č. 26).

• Storno je možné provést pouze v odůvodněných případech, kdy hlášení nemělo být vůbec podáno: především nevznikla-li zákonná povinnost cizince hlásit, hlášení bylo podáno na zcela jinou osobu atd., anebo v případě zvolení a odeslání špatného typu formuláře (informační karty místo sdělení a naopak).
• Pro opravy špatně nahlášených údajů storno nelze využít.
• Pro zadání storna je nutné se obrátit na místně příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce ČR.

• Změny se hlásí zasláním nové datové věty (nebo nového formuláře) se všemi aktuálními údaji. Nové údaje se propojí s původně zaslanými údaji a kompletně je k datu zaslání přepíší (v databázi tedy budou jako aktuální vedeny poslední zaslané údaje, ovšem s kompletní historií všech předchozích hlášení).
• Konkrétně pak podle vybraného digitálního kanálu:
• A) prostřednictvím webových formulářů o nástupu (Informační karta i Sdělení – nástup)
  • použijte identifikátor, pokud jej máte (zadávali jste nástup digitálně prostřednictvím webového formuláře); zadáním identifikátoru se načtou všechny dříve nahlášené údaje o konkrétním nástupu a Vy přepíšete pouze údaj, ve kterém je změna; hlášení změny se v databázi propojí s původním hlášením
  • pokud nemáte identifikátor (nástup jste nezadávali digitálně, nebo prostřednictvím jiného digitálního kanálu, nebo nemůžete identifikátor najít), je nutné údaje vyplnit; je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v hlášení nástupu a mohlo tak dojít ke správnému spárování s hlášením nástupu
• B) zasláním nového XML souboru (např. vytvořeného XML editorem MPSV) datovou schránkou
  • je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v hlášení nástupu a mohlo tak dojít ke správnému spárování s hlášením nástupu
• C) zasláním nové datové věty prostřednictvím přímé integrace
  • je důležité, aby ostatní údaje, které se nezměnily, byly stejné jako v hlášení nástupu a mohlo tak dojít ke správnému spárování s hlášením nástupu

Hlášení změny ve formuláři informační karty (tedy u osob bez pracovního oprávnění):

V případě, že nedochází k ukončení pracovního poměru, budou změny hlášeny formou opravy původně zadaného údaje ve formuláři – kromě měněného údaje zůstane vše ostatní stejné, tedy i datum nástupu do zaměstnání.

Pokud by došlo k ukončení pracovního poměru a uzavření nového, jiného, pracovního poměru se zaměstnancem, pak se původní informační karta ukončí a nahlásí nový nástup zaměstnance s novým datem nástupu – tedy zašlete 2 formuláře (ukončení původního zaměstnání + nový nástup do zaměstnání).

Hlášení změny ve formuláři sdělení:

Zde je hlášení navázáno na konkrétní pracovní oprávnění a ohlášené volné pracovní místo.

Pokud dojde ke změně týkající se údajů cizince (příjmení, číslo cestovního dokladu, změna adresy cizince, vzdělání atd.), zašle se oprava daného údaje, ale datum nástupu do zaměstnání se nemění (zůstává původní ohlášené).

Pokud dojde ke změně, která má za následek vydání nového pracovního oprávnění (tedy např. změna CZ-ISCO), je třeba původní hlášení ukončit a zaslat sdělení o novém nástupu cizince na novou pracovní pozici – tedy zašlete 2 formuláře (ukončení zaměstnání + nový nástup do zaměstnání).

• Prodloužení zaměstnanecké karty nahlaste jako prostou změnu, tedy v původních údajích pouze uveďte číslo nové zaměstnanecké karty, její platnost a nové datum ukončení zaměstnání. Datum nástupu do zaměstnání se nezmění.
• U prodloužení zaměstnanecké karty na OAMP se může stát, že řízení o prodloužení trvá tak dlouho, že cizinec již nemá původní zaměstnaneckou kartu, ale zároveň ještě nemá ani novou kartu. Cizinec po tuto dobu (až do vydání rozhodnutí o prodloužení zaměstnanecké karty) může pracovat, a to v rámci tzv. fikce. Tuto dobu, po kterou je cizinec v zaměstnání, je nutné mít pokrytou hlášením. Změňte proto původní datum ukončení zaměstnání (tj. prodlužte platnost) a až bude mít cizinec vydanou novou zaměstnaneckou kartu, nahlaste změnu čísla (a platnosti) zaměstnanecké karty a (případně i) datum ukončení zaměstnání.

• Pokud plníte informační povinnost digitálními způsoby poprvé, doporučujeme začít s dostatečným časovým předstihem, abyste stihli případné technické a jiné problémy odstranit buď díky Otázkám a odpovědím, za pomocíCall centra nebo IT podpory.
• Náležitosti a termíny podání informační povinnosti jsou pevně stanoveny zákonem č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (jejich laický rozpis naleznete pro cizince s volným přístupem na trh práce zde a pro cizince s pracovním oprávněním zde).
• Pokud se Vám nepodařilo zaslat informační povinnost včas, uchovejte si důkazy o své snaze informační povinnost splnit v zákonném termínu(např. emailovou konverzaci s pracovníkem Callcentra nebo technické podpory, hlášení chyby zpracování zaslané do vaší datové schránky atd.).

• S technickými dotazy (hlášení nejde odeslat, vrací se chyba, něco nefunguje atd.)se obraťte se IT podporu MPSV: zadejte požadavek do formuláře a pracovníci IT podpory se Vám ozvou.
• Obecné dotazy vyřizuje Call centrum Úřadu práce ČR.