Evidence cizinců, občanů EU/EHP, Švýcarska a jejich rodinných příslušníků a uchovávání dokladů

Vedení evidence

Zaměstnavatel je povinen vést evidenci občanů EU/EHP a Švýcarska jejich rodinných příslušníků, rodinných příslušníků občana ČR a evidenci cizinců, které zaměstnává.Stejnou povinnost má právnická nebo fyzická osoba, která uzavřela smlouvu se zahraničním zaměstnavatelem, na jejímž základě jsou občané EU/EHP a Švýcarska a jejich rodinní příslušníci nebo cizinci vysláni na území ČR k plnění úkolů vyplývajících z této smlouvy.

Obsah evidence

Evidence obsahuje

  • identifikační údaje cizince (jméno, případně jména, příjmení, popřípadě rodné příjmení, státní občanství, rodné číslo nebo datum narození a místo narození, nebylo-li rodné číslo přiděleno, bydliště) – bydlištěm se rozumí
    • u občana EU/EHP a Švýcarska nebo jeho rodinného příslušníka anebo u rodinného příslušníka občana ČR adresa trvalého nebo přechodného pobytu na území ČR, a pokud takový pobyt nemá, adresa místa, kde se na území ČR obvykle zdržuje;
    • u cizince, který není občanem EU/EHP a Švýcarska ani jeho rodinným příslušníkem ani rodinným příslušníkem občana ČR adresa místa trvalého pobytu na území ČR;
    • u cizince, který není občanem Evropské unie ani jeho rodinným příslušníkem ani rodinným příslušníkem občana České republiky, a který je držitelem povolení k dlouhodobému pobytu za účelem výkonu zaměstnání na pracovní pozici vyžadující vysokou kvalifikaci (dále jen „modrá karta“), vydaným podle jiného právního předpisu adresa uvedená jako místo pobytu v agendovém informačním systému cizinců;
  • adresu v zemi trvalého pobytu a adresu pro doručování zásilek;
  • číslo cestovního dokladu a název orgánu, který jej vydal;
  • druh práce, místo výkonu práce a dobu, po kterou by mělo být zaměstnání vykonáváno;
  • pohlaví těchto fyzických osob;
  • zařazení podle odvětvové (oborové) klasifikace ekonomických činností;
  • nejvyšší dosažené vzdělání;
  • vzdělání požadované pro výkon povolání;
  • dobu, na kterou jim bylo vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, modrá karta nebo karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance a na kterou jim byl povolen pobyt;
  • den nástupu a den skončení zaměstnání nebo vyslání k výkonu práce zahraničním zaměstnavatelem.

Každou změnu výše uvedených údajů je zaměstnavatel povinen nahlásit nejpozději do 10 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala nebo kdy se o ní dověděl na příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce ČR.

Uchovávání dokladů

Kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území ČR je zaměstnavatel povinen uchovávat po dobu trvání zaměstnání a dobu 3 let od skončení zaměstnávání tohoto cizince.

Zaměstnavatel je povinen mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu. Splnění povinnosti podle věty první se nevyžaduje, splnil-li zaměstnavatel povinnost oznámit okresní správě sociálního zabezpečení den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na nemocenském pojištění podle zákona o nemocenském pojištění.

Poslední aktualizace: 31. 12. 2020