Cesta k dokumentu: Domovská stránka » Ministerstvo práce a sociálních věcí » Média a veřejnost » Noviny Práce a sociální politika » Dobrý tip:

Spěchá to! Zvládáte naléhavé úkoly?

Představme si následující scénu.Patrik vtrhne jako velká voda do kanceláře Marka, svého podřízeného.

„Hrozně to spěchá! Všeho nech a napiš mi souhrnnou zprávu o problémech bezpečnosti v okolí přistávacích ploch.“

„Ale co mám dělat s hlášením, o které jsi mě žádal včera večer? Říkal jsi, že je ze všeho nejdůležitější.“

„To bylo, je mi to líto.“

„Na kdy to chceš?“

„Hned. Velký šéf to chce okamžitě.“

S pocity vzteku a zoufalství se Marek pouští do práce. Půl hodiny nato Patrik znovu naléhá „Tak co, už to máš?“

„Ale vždyť na to potřebuju čas!“

„Řekl jsem, že to má být hned. Je to hrozně naléhavé, pospěš si.“

Tato situace se zdá trochu přehnaná, ale v profesionálním životě k podobným dochází velmi často. Nadřízený nebo kolega nás žádá, abychom okamžitě splnili nějaký úkol. Je ve stresu a přenáší ho na ostatní. Do popředí se dostává vyžadování rychlosti a zdá se nemyslitelné ho jakkoli zpochybňovat. Když se nešťastný kolega zeptá: „Do kdy to má být?“, dostane odpověď, že „to spěchá“, že to má přednost před vším ostatním a že je jeho povinností odložit všechnu svou práci a dát se do vypracování daného úkolu.

Podobně jako v uvedeném příkladu se někdy stává, že žadatel naléhá a diví se, že práce ještě není hotová, což vyvolává ještě větší zmatek. A někdy dokonce dochází k tomu, že práce, která byla prohlášena za velmi spěchající a byla v rychlosti provedena, není okamžitě využita, nebo ještě hůř, zapomene se na ni. Pracovníky to pak příště v dalším snažení odradí.

Stres z tzv. velmi naléhavých úkolů

Proces tzv. velmi naléhavých úkolů osvětluje způsob fungování trojúhelníku. Svou neústupností se řídící pracovníci a nadřízení staví do role „tyranů“. Ve skutečnosti jsou „oběťmi“ svých vlastních nadřízených a přenášejí dramatický trojúhelník na hierarchicky nižší úroveň dvěma způsoby.

První má charakter operační (například dodat svému nadřízenému nějaký spis), druhá psychologický (vůle osvobodit se od tlaku tím, že ho přeneseme na někoho jiného). Když spolupracovník přijme příkaz shora, stává se „obětí“, protože nemůže dokončit práci tak rychle, jak by si jeho nadřízený přál, a také proto, že kdyby ji odmítl, snesly by se na jeho hlavu výčitky nadřízeného.

Situaci můžeme řešit tak, že navrhneme nějakou dohodu a zkusíme stanovit lhůtu. Podívejme se na toto řešení s použitím předcházejícího příkladu.

„Hrozně to spěchá! Všeho nech a napiš mi souhrnnou zprávu o problémech bezpečnosti v okolí přistávací plochy.“

Zde je odpověď spolupracovníka, který si zkouší určit lhůtu: „A hrome! Zdá se, že to spěchá. Vyhovovalo by ti, kdybych ti dal za hodinu hlášení na dvou stránkách?“

Když je nadřízený postaven před takový návrh, většinou bývá překvapený. Váhá, protože se sám ocitl v pozici „oběti“ „velmi naléhavého úkolu“, který dostal od svého nadřízeného. Může se stát, že nebude chtít z této role vystoupit. Ale už samo váhání je první krok k řešení problému. Když Patrik přijme kolegou navrhovanou lhůtu, bude možné věc vyřídit tak, aby měl tento kolega skutečně čas splnit požadovaný úkol. Patrik však také může reagovat: „Za hodinu! Už tak to bude pozdě!“

Zkuste si určit termín

V takovém případě je to přece jen slušný začátek, protože se může začít jednat o termínu. Když to nebude hodina, tak třeba půl hodiny nebo čtyřicet minut. Během hovoru s nadřízeným Marek zjistí, kde je problém, což mu jeho nadřízený nevysvětlil, protože byl sám pod tlakem a nechtěl si na to udělat čas. Když se zeptáme, rozhodně tím neztratíme čas, ale získáme možnost dozvědět se něco víc k zadání práce, což přispěje k větší efektivnosti při její realizaci.

Proč by měl navrhovat lhůtu splnění úkolu Marek a proč ji jasně neurčí jeho nadřízený? Kdyby byl Patrik jakožto manažer v normálním duševním rozpoložení, určitě by tomu tak bylo. Ale realita se od teorie liší a manažer občas nebývá v kondici. Jako každý, kdo se dostane do stresu, chová se i on jako netrpělivé dítě, které chce okamžitě sladkost, kterou vidí za výlohou. Proto je spíš na spolupracovnících, aby řídili svého nadřízeného tím, že mu nabídnou lhůtu odpovídající tomu, co považují za reálné.

Zkusit si určit termín má řadu výhod. Když dojde k dohodě o termínu splnění práce, je menší možnost, že ji žadatel bude chodit vyžadovat dříve. A potom ten, kdo musí práci vykonat, získává možnost plánovat. I když je vzhledem k této nečekané skutečnosti nucen upravit pořadí svých vlastních pracovních povinností, může se nějak zařídit a celkově získat trochu víc času. Přesto je třeba být opatrný. Stává se totiž, že někteří vedoucí pracovníci vůbec nechtějí připustit diskusi. Proto je lepší podobné typy nepokoušet. Všichni nadřízení ovšem nejsou sadisté a většinou je spíš uklidní, když se na termínu dohodnou.

Jak stihnout práci v rekordním čase?

„Velmi naléhavé úkoly“ jsou typickou bolestí posledních let. Lidé si snaží určovat priority, ale je to málo platné. Navíc se projevuje tendence neustále zkracovat vymáhané termíny.

Ale jak vykonat práci, která si žádá šestnáct hodin, během osmihodinového pracovního dne? Jediný způsob je vyhledávat takové dohody o čase, které by odpovídaly ekonomickým a společenským podmínkám a nedávaly lidem příležitost libovat si v rolích dramatického trojúhelníku.

Někdy jsou termíny naléhavé a práce opravdu spěchá. Když jsme vystaveni tlaku času a s termínem nelze hnout, jsou zde ještě další možnosti, jak čelit problému stihnout práci v rekordním čase. Je třeba snažit se o dohodu, tentokrát už nikoli ve věci lhůty, nýbrž obsahu práce. Často bývá nejlepší důkladně prozkoumat, které body jsou nezbytné, a pokud jde o zbytek, nastínit řešení.

Když dostanete „velmi naléhavý úkol“, zkuste si určit lhůtu potřebnou k jeho splnění.

Když není možné dokončit práci včas, soustřeďte se na to nejpodstatnější.

Nastiňte si řešení, která by byla v souladu s termíny odevzdání práce.

Ukázka z knihy Buďte pány svého času (Portál)
(redakční mezititulky)

Autor: MPSV
Poslední aktualizace: 24.6.2009

Nastavení zobrazení:

Tento text byl zobrazen / vytisknut z webu Ministerstva práce a sociálních věcí (http://www.mpsv.cz) dne 17.12. 2017 000 07:15.